renouvellement d’un contrat Groupe AWC

Renouvellement d’un contrat Groupe géré par AWC (yc Indigo Expat)

Les conditions de renouvellement sont normalement envoyées au plus tard 2 mois avant la date d’échéance. Dès que les conditions de renouvellement sont validées, alors peut s’engager la procédure de renouvellement au niveau de la plateforme de gestion.

 

Personnes de contact et Company Details

Pour les groupes qui comptent plusieurs sous groupes, il est nécessaire de procéder à la mise à jour du document « Company details », sur lequel sont recensés tous les contacts par entité / sous groupe.

Pour les contrats qui n’ont pas de sous groupes, il faut s’assurer que les personnes de contact (et notamment de facturation) sont à jour.

 

Membership List

Votre interlocuteur Moncey vous communique la Membership List de renouvellement, qui reflète les personnes assurées à un instant T sur le contrat (généralement 1 mois avant la date d’échéance).

Cette liste doit être mise à jour par le Souscripteur pour intégrer tous les mouvements requis

1- jusqu’à la date d’échéance => exemple : pour un contrat commençant le 1er Janvier, il s’agit de toutes les affiliations / radiations demandées jusqu’au 31 décembre inclus. Les radiations nécessitent de compléter le champs « cancellation date » en entrant la date de fin d’assurance demandée. Pour les ajouts, il suffit d’ajouter une ligne en complétant les champs de la membershiplist (nom, prénom, date de naissance…) et en précisant la date d’affiliation à prendre en compte. 

2- à la date de renouvellement => exemple : pour un contrat commençant le 1er Janvier, il s’agit de toutes les affiliations / radiations demandées au 1er Janvier

 

Factures

Le département GroupAdmin procéde à l’enregistrement des mouvements reprotés dans la Membership List de renouvellement, qui leur a été retournée. Les informations sont alors disponibles dans le système informatique pour émettre les factures correspondantes.

1- jusqu’à la date d’échéance => une facture d’ajustement est émise afin de prendre en compte les derniers mouvements sur l’exercice en cours. L’ajustement est plus ou moins important suivant le nombre d’affiliations ou de radiations demandées (et la périodicité de paiement). 

Cette première étape permet de clôturer l’exercice comptable en cours (attention, il ne sera ensuite plus possible de revenir en arrière et de faire des modifications).

– S’il n’y a eu aucun changement sur le groupe (durant le dernier trimestre, par exemple si cela correspond à la périodicité de paiement de votre contrat), alors la ou les factures d’ajustement sortent à 0

– S’il n’y a eu un ou plusieurs changements sur le groupe, alors les factures d’ajustement sortent avec

1.1 – soit un montant négatif => cette credit note est alors à déduire du montant de la facture de renouvellement qui va suivre

1.2 – soit un montant positif => cette facture doit être réglée dans les meilleurs délais pour ne pas bloquer la procédure de renouvellement

2- à la date de renouvellement => une facture de renouvellement est émise afin de refléter la population couverte à la date de renouvellement.

 

Welcome packs de renouvellement

Au niveau des assurés, AWC envoie aux membres leurs conditions de renouvellement à savoir:

– leur certificat d’assurance : il reprend les coordonnées du membre, la période couverte, le plan / garanties associées

– le tableau des garanties, détaillant les prestations couvertes

Les conditions générales pour les groupes sont téléchargeables directement sur le site web d’AWC (rechercher Employee Benefits Guide et sélectionner la langue entre français, anglais, allemand, italien, portugais, espagnol))