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Renouvellement d’un contrat Groupe AWC

Contrat Groupe Allianz ou Indigo Expat

Les conditions de renouvellement du contrat Groupe parviennent en temps normal 2 mois avant la date d’échéance. Dès que le Souscripteur valide les conditions de renouvellement du contrat Groupe, alors s’engage la procédure de renouvellement en gestion.


Personnes de contact du contrat Groupe

Pour le contrat Groupe qui compte plusieurs sous groupes, il est nécessaire de procéder à la mise à jour du document « Company details ». En effet, tous les contacts par entité / sous groupe sont recensés sur ce document.

Pour le contrat Groupe qui n’a pas de sous groupes, il faut s’assurer que les personnes de contact (RH, facturation) sont à jour.


Membership List

Votre interlocuteur Moncey vous communique la Membership List de renouvellement. Elle reflète l’état des personnes assurées dans le contrat Groupe à un instant T. En général, elle parvient env. 1 mois avant la date d’échéance. Cette liste nécessite une mise à jour du Souscripteur pour intégrer tous les mouvements.

1- jusqu’à la date d’échéance. Par exemple : pour un contrat groupe commençant le 1er Janvier, il s’agit de toutes les affiliations / radiations demandées jusqu’au 31 décembre inclus. Les radiations nécessitent de compléter le champs « cancellation date » en entrant la date de fin d’assurance demandée. Pour les ajouts, il suffit d’ajouter une ligne en complétant les champs de la membershiplist (nom, prénom, date de naissance…) et en précisant la date d’affiliation à prendre en compte. 

2- à la date de renouvellement. Par exemple : pour un contrat groupe commençant le 1er Janvier, il s’agit de toutes les affiliations / radiations demandées au 1er Janvier


Factures

Le département GroupAdmin procéde à l’enregistrement des mouvements reprotés dans la Membership List de renouvellement, qui leur a été retournée. Les informations sont alors disponibles dans le système informatique pour émettre les factures correspondantes.

1- jusqu’à la date d’échéance => une facture d’ajustement est émise afin de prendre en compte les derniers mouvements sur l’exercice en cours. L’ajustement varie en fonction du volume d’affiliations ou de radiations demandées. Aussi de la périodicité de paiement. 

Cette première étape permet de clôturer l’exercice comptable en cours. Attention, il ne sera ensuite plus possible de revenir en arrière et de faire des modifications. 

  • Aucun changement sur le contrat groupe (durant le dernier trimestre, par exemple si cela correspond à la périodicité de paiement de votre contrat), alors la ou les factures d’ajustement sortent à 0.
  • En cas de changements sur le contrat groupe, alors les factures d’ajustement sortent avec un montant (1) négatif. Dans ce cas, une credit note vient en déduction du montant de la facture de renouvellement. (2) positif. Alors cette facture nécessite un règlement dans les meilleurs délais pour ne pas bloquer la procédure de renouvellement.

2- à la date de renouvellement => une facture de renouvellement est émise afin de refléter la population couverte à la date de renouvellement.

préparer son expatriation ⇒  flyer Allianz – explications sur les factures


Welcome packs de renouvellement

Au niveau des assurés, AWC envoie aux membres leurs conditions de renouvellement à savoir:

  • leur certificat d’assurance. Il reprend les coordonnées du membre, la période couverte, le plan / garanties associées
  • le tableau des garanties, détaillant les prestations couvertes

Les conditions générales se téléchargent directement sur le site web d’AWC. Notons qu’il faut rechercher « Employee Benefits Guide ». Enfin, sélectionner la langue adaptée.

 

contrat groupe awc

Considérations légales pour le contrat groupe

Notons que la souscription à un contrat d’assurance internationale ne dispense pas des obligations légales locales.