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renouvellement d’un contrat Groupe AWC

Contrat Groupe Allianz ou Indigo Expat

Les conditions de renouvellement du contrat Groupe sont normalement envoyées au plus tard 2 mois avant la date d’échéance. Dès que les conditions de renouvellement du contrat Groupe sont validées, alors peut s’engager la procédure de renouvellement au niveau de la plateforme de gestion.

 

Personnes de contact du contrat Groupe

Pour le contrat Groupe qui compte plusieurs sous groupes, il est nécessaire de procéder à la mise à jour du document « Company details ». En effet, tous les contacts par entité / sous groupe sont recensés sur ce document.

Pour le contrat Groupe qui n’a pas de sous groupes, il faut s’assurer que les personnes de contact (RH, facturation) sont à jour.

 

Membership List

Votre interlocuteur Moncey vous communique la Membership List de renouvellement. Elle reflète l’état des personnes assurées dans le contrat Groupe à un instant T. En général, elle est transmise env. 1 mois avant la date d’échéance. Cette liste doit être mise à jour par le Souscripteur pour intégrer tous les mouvements requis

1- jusqu’à la date d’échéance => par exemple : pour un contrat groupe commençant le 1er Janvier, il s’agit de toutes les affiliations / radiations demandées jusqu’au 31 décembre inclus. Les radiations nécessitent de compléter le champs « cancellation date » en entrant la date de fin d’assurance demandée. Pour les ajouts, il suffit d’ajouter une ligne en complétant les champs de la membershiplist (nom, prénom, date de naissance…) et en précisant la date d’affiliation à prendre en compte. 

2- à la date de renouvellement => par exemple : pour un contrat groupe commençant le 1er Janvier, il s’agit de toutes les affiliations / radiations demandées au 1er Janvier

 

Factures

Le département GroupAdmin procéde à l’enregistrement des mouvements reprotés dans la Membership List de renouvellement, qui leur a été retournée. Les informations sont alors disponibles dans le système informatique pour émettre les factures correspondantes.

1- jusqu’à la date d’échéance => une facture d’ajustement est émise afin de prendre en compte les derniers mouvements sur l’exercice en cours. L’ajustement est plus ou moins important suivant le nombre d’affiliations ou de radiations demandées (et la périodicité de paiement). 

Cette première étape permet de clôturer l’exercice comptable en cours (attention, il ne sera ensuite plus possible de revenir en arrière et de faire des modifications). 

Aucun changement sur le contrat groupe (durant le dernier trimestre, par exemple si cela correspond à la périodicité de paiement de votre contrat), alors la ou les factures d’ajustement sortent à 0

– En cas de changements sur le contrat groupe, alors les factures d’ajustement sortent avec un montant

  1. négatif => cette credit note est alors à déduire du montant de la facture de renouvellement qui va suivre
  2. positif => cette facture doit être réglée dans les meilleurs délais pour ne pas bloquer la procédure de renouvellement

2- à la date de renouvellement => une facture de renouvellement est émise afin de refléter la population couverte à la date de renouvellement.

préparer son expatriation ⇒  flyer Allianz – explications sur les factures

 

Welcome packs de renouvellement

Au niveau des assurés, AWC envoie aux membres leurs conditions de renouvellement à savoir:

  • leur certificat d’assurance : il reprend les coordonnées du membre, la période couverte, le plan / garanties associées
  • le tableau des garanties, détaillant les prestations couvertes

Les conditions générales pour le contrat groupe sont téléchargeables directement sur le site web d’AWC. Notons qu’il faut rechercher « Employee Benefits Guide », et sélectionner la langue.

 

contrat groupe awc

Considérations légales

Notons que la souscription à un contrat groupe d’assurance internationale ne dispense pas des obligations légales locales.